Om een fantastische ticketservice te creëren hebben we uiteraard onze eigen diensten getest in de dagelijkse praktijk.

Wat als eerste opvalt is dat heel veel bezoekers van een evenement al ervaring hebben met online ticketing. Dat scheelt natuurlijk een hoop werk in het het uitleggen aan mensen  hoe online kaartverkoop werkt. Reacties op het scannen van kaarten zoals “Goh, wat modern” hoor je steeds minder, maar krijg je in bepaalde gevallen nog wel degelijk. Dat ondervond ik zelf toen ik met onze scan app aan de deur van een zaal stond om bezoekers van een klassiek concert te registreren.

De meest belangrijke ervaring bij het scannen van de tickets was dat ik als ‘deurbewaker’ het eerste (menselijke) contact was voor de bezoeker van het evenement, uiteraard los gezien van mensen die al digitaal of telefonisch contact hadden gezocht om kaarten te verkrijgen. Mijn persoonlijkheid durf ik wel te benoemen als vriendelijk en gastvrij, dus iedere bezoeker werd begroet en bij het succesvol scannen van de tickets een fijn evenement toegewenst. Desalniettemin waren er bezoekers die vragen hadden, bijvoorbeeld over het verkrijgen van programma-informatie over het evenement. Daarover had ik van te voren uiteraard overleg gehad met de organisator van het evenement en de betreffende bezoeker werd keurig doorverwezen naar de daartoe aangewezen persoon.

Dan zijn er ook nog bezoekers die, ondanks je gastvrije opstelling, de gang van zaken niet kunnen waarderen. Wellicht is mijn ervaring daarin inherent aan het feit dat voor een klein deel van de bezoekers van (klassieke) concerten de gang van zaken nog niet zo gewend is. Er was bijvoorbeeld een man die toen hij binnen kwam zo door wilde lopen. Ik heb hem aangesproken en hem gevraagd of hij een entreebewijs had. De man reageerde kortaf en zei dat hij een kaart had en vroeg mij wat ik van hem wilde. Ik heb hem vriendelijk gevraagd of hij zijn kaart wilde laten zien (zodat ik de code kon scannen om hem als bezoeker te registreren). De man zei resoluut: “Ik heb een kaart! Wat wil je van me? Mag ik nu doorlopen? Ik wil naar binnen!”. Gezien de situatie en het knikje van de organisator, die er toevallig bij stond, heb ik de man door laten lopen en hem achteraf alsnog via de app geregistreerd (hij had inderdaad een betaald entreebewijs).

Soms komt het voor dat bezoekers de tickets niet hebben kunnen printen. Daarvoor zijn allerlei verklaringen, zoals:

• de printerinkt was (bijna) op

• de bezoeker heeft de e-mail geprint in plaats van (alle) tickets

• etc…

In dat geval is het mogelijk om in de app de betreffende bezoeker op naam op te zoeken, maar dat kost meer tijd en is voor de volgende bezoeker in de rij misschien irritant. Het is dus wel handig om met (minstens) twee personen de bezoekers te registeren. Als het scannen niet kan of niet lukt verwijs je de bezoeker door naar degene (achter je) waarmee je hebt afgesproken dat diegene alleen niet-te-scannen tickets verwerkt.

Overigens was ik (niet geheel toevallig) als scanner aanwezig op een evenement waar sommige bezoekers mij herkenden. Uiteraard wilde ik wel een praatje maken, maar als ik een rij zie dan moet ik praatjes helaas afkappen. Ik heb de beste mensen gezegd dat we na afloop van het evenement wel even konden bijpraten.

Als organisator van een evenement kun je er bijna alles aan doen om je bezoekers een optimale ervaring te bieden, maar er blijven altijd valkuilen. Daarom bij deze een lijstje met tips:

• Begroet iedere gast van je evenement vriendelijke voordat je de tickets scant

• Bedank de bezoeker voor het scannen van het ticket en wens hem/haar een fijn evenement toe

• Bespreek van te voren met de organisatie wie voor welke activiteiten/vragen verantwoordelijk is, de personen die tickets scannen verwijzen bezoekers met vragen door, zodat de volgende bezoeker in de rij niet onnodig hoeft te wachten

• Registreer bezoekers met (minstens) twee personen om de registratie-snelheid er in te houden (zeker als er een lange rij is)

• Laat je niet overdonderen door bezoekers die hun ticket niet willen laten zien, je hebt altijd het recht om bezoekers zonder geldig ticket te weigeren.

• Houd praatjes met al dan niet ‘bekenden’ kort om de volgende in de rij niet te laten wachten

Vergeet vooral niet dat het organiseren van een evenement vooral heel erg leuk is!

Gerard van Beijeren
Online Tickets Verkopen